Accordo sul trattamento dei dati
Versione 1.0 — ultimo aggiornamento: 10 agosto 2026
Il presente Accordo sul Trattamento dei Dati ("Accordo" o "DPA") integra i Termini e Condizioni della piattaforma Axoria e disciplina il trattamento dei dati personali che la società titolare della Piattaforma (il "Responsabile"; dati societari completi in corso di pubblicazione), effettua per conto dell'agenzia immobiliare che utilizza la Piattaforma (il "Titolare"), ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR").
1. Ruoli delle parti
Sui dati dei propri clienti finali (contatti, lead, proprietari, conduttori) l'agenzia agisce quale Titolare del trattamento: decide quali dati raccogliere, per quali finalità e per quanto tempo conservarli. Il Fornitore agisce quale Responsabile del trattamento e tratta quei dati esclusivamente per erogare il servizio, su istruzione documentata del Titolare.
Restano estranei al presente Accordo i dati di cui il Fornitore è autonomo Titolare: i dati di registrazione e fatturazione dell'agenzia e i dati dei collaboratori che accedono alla Piattaforma, disciplinati dall'Informativa Privacy.
2. Oggetto, durata e natura del trattamento
Il trattamento ha per oggetto l'esecuzione del contratto di abbonamento e dura quanto il contratto stesso, oltre ai termini di conservazione indicati al punto 8. Le operazioni comprendono raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, comunicazione elettronica ai destinatari indicati dal Titolare, cancellazione e anonimizzazione.
Le categorie di interessati sono i clienti, i potenziali clienti e le controparti contrattuali dell'agenzia. Le categorie di dati sono: dati anagrafici e di contatto, dati fiscali e documenti di identità quando inseriti dal Titolare, dati relativi agli immobili e alle trattative, contenuti delle comunicazioni scambiate tramite la Piattaforma, dati di interazione con le comunicazioni inviate (aperture, click, visite alle schede pubbliche). Non è previsto il trattamento sistematico di categorie particolari di dati ai sensi dell'art. 9 GDPR: il Titolare si impegna a non inserirne nei campi liberi della Piattaforma.
3. Istruzioni del Titolare
Il Responsabile tratta i dati solo su istruzione documentata del Titolare. Costituiscono istruzione documentata i Termini e Condizioni, il presente Accordo e le azioni compiute dal Titolare all'interno della Piattaforma. Il Responsabile informa il Titolare qualora un'istruzione ricevuta violi, a suo parere, la normativa applicabile.
4. Riservatezza
Il Responsabile garantisce che le persone autorizzate al trattamento siano vincolate a un obbligo di riservatezza e ricevano istruzioni sul trattamento dei dati.
5. Misure di sicurezza (art. 32 GDPR)
Il Responsabile adotta, tra le altre, le seguenti misure: separazione logica dei dati di ciascuna agenzia con controlli applicativi che impediscono l'accesso ai dati di altre agenzie; cifratura dei dati in transito (TLS) e cifratura dei backup; autenticazione a più fattori disponibile per tutti gli utenti e obbligatoria per gli amministratori di piattaforma; gestione dei permessi per ruolo, con possibilità per l'agenzia di limitare l'accesso dei propri collaboratori; registrazione delle modifiche alle risorse e dei tentativi di accesso; backup periodici con verifica automatica e conservazione limitata nel tempo; controlli automatici di integrità dell'isolamento tra agenzie.
6. Assistenza tecnica e accesso agli account
Per finalità di assistenza il personale autorizzato del Responsabile può accedere all'account dell'agenzia impersonando un utente. Ogni accesso di questo tipo è tracciato con indicazione di chi lo ha effettuato e quando, ed è segnalato da un avviso permanente e non disattivabile all'interno dell'interfaccia durante l'intera sessione.
7. Sub-responsabili
Il Titolare autorizza in via generale il ricorso ai sub-responsabili elencati nell'Informativa Privacy, che il Responsabile mantiene aggiornato. Il Responsabile impone a ciascun sub-responsabile obblighi di protezione dei dati non meno onerosi di quelli previsti dal presente Accordo e resta pienamente responsabile del loro operato. Eventuali trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo avvengono sulla base delle Clausole Contrattuali Tipo approvate dalla Commissione Europea.
8. Cancellazione e restituzione dei dati
Il Titolare può esportare in qualsiasi momento l'archivio completo della propria agenzia dal pannello di gestione, in formato aperto e leggibile. Alla cessazione del contratto i dati restano disponibili per l'esportazione per il periodo indicato nei Termini e Condizioni; decorso tale termine vengono cancellati, salvo l'eventuale conservazione nei backup fino alla loro naturale scadenza e salvi gli obblighi di conservazione previsti dalla legge.
9. Diritti degli interessati
La Piattaforma mette a disposizione del Titolare gli strumenti per dare seguito autonomamente alle richieste degli interessati: esportazione dei dati di un singolo contatto, anonimizzazione irreversibile su richiesta di cancellazione, gestione dei consensi distinti per canale e disiscrizione immediata dalle comunicazioni. Il Responsabile assiste il Titolare qualora una richiesta non sia gestibile con tali strumenti.
10. Violazioni dei dati personali
Il Responsabile notifica al Titolare senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore dalla conoscenza, ogni violazione di dati personali che riguardi i dati trattati per suo conto, fornendo le informazioni necessarie affinché il Titolare possa adempiere ai propri obblighi ai sensi degli artt. 33 e 34 GDPR.
11. Audit
Il Responsabile mette a disposizione del Titolare le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi del presente Accordo e consente attività di revisione, anche tramite un soggetto terzo incaricato dal Titolare e vincolato alla riservatezza, con preavviso ragionevole, in orario lavorativo e senza pregiudizio per la sicurezza e la continuità del servizio.
12. Accettazione e modifiche
L'accettazione del presente Accordo avviene dal pannello di gestione dell'agenzia, alla voce Impostazioni agenzia, e viene registrata con data, ora, utente accettante e versione del testo. In caso di modifiche sostanziali il Fornitore pubblica una nuova versione e ne richiede nuovamente l'accettazione, dandone preavviso.
13. Contatti
Per ogni comunicazione relativa al presente Accordo: info@axoria.it.